پنج شنبه ٠٦ تير ١٣٩٨

روابط عمومی و امور بین الملل/ شرح وظایف و روش های کار

 

مدیر حوزه ریاست، روابط عمومی و امور بین الملل:

1-      مدیریت، برنامه ریزی و سازماندهی اموردفتر و دبیرخانه ای دفتر ریاست دانشگاه؛

2-       برنامه ریزی، طراحی و تولید، سازماندهی و نظارت برحسن اجرای امورتبلیغاتی دانشگاه (ستاد، صف)؛

3-      برنامه ریزی، طراحی و نظارت برحسن اجرای تهیه بولتن ها و خبرنامه های دانشگاه (ستاد،صف)؛

4-      تهیه، طراحی و تدوین کتابچه گزارش عملکرد (مکتوب و نرم افزاری)؛

5-      ساماندهی و نظارت برامور اخبار، اطلاع یابی و اطلاع رسانی فعالیت های دانشگاه؛

6-      رصد، برنامه ریزی،طراحی و ایجاد و نظارت برحضور موثر در همایش های ملی و بین المللی؛

7-      رصد، برنامه ریزی، طراحی و ایجاد و نظارت برحضور موثر در نمایشگاه های ملی و بین المللی؛

8-      شناسایی،مطالعه، امکان سنجی و فعال سازی ظرفیت های ارتباطی ملی و بین المللی دانشگاه؛

9-      برنامه ریزی و طراحی بمنظور تقویت رویکرد بین المللی و ساختار سازی اجرایی آن؛

10-   برقراری ارتباطات، زمینه سازی و فراهم نمودن مقدمات لازم بمنظور انعقاد تفاهم نامه های همکاری ملی و بین المللی و تلاش جهت فعال سازی ظرفیت های آن؛

11-   شناسایی ظرفیت های علمی- اجرایی دانشگاه بمنظور عرضه در فعالیت های بین المللی؛

12-   فرهنگ سازی جهت ایجاد رقابت سالم بین کارکنان و بهبود فضای شغلی در سازمان با همکاری واحدهای مختلف.

13-   پیگیری تشکیل جلسات شوراها و هیئت های مربوطه بر اساسا تقویم مشخص زمانی و مصوب

14-   تدوین صورتجلسات و ارائه به اعضای شوراها و هیئت های مربوطه

15-   پیگیری مصوبات تا حصول نتیجه و ابلاغ نهایی آنها و ارائه گزارش به اعضای شورا و مسئولین مربوطه

 

کارشناس دفتر ریاست:

 

1-       برنامه ریزی ونظارت بر حسن اجرای امور مربوط به حوزه ریاست

2-      تهیه پیش­نویس­ها، احکام های صادره حوزه مسئولیت، مکاتبات و نامه­نگاری های صادره و وارده حوزه ریاست، نظارت و پیگیری آنها

3-      تنظیم و هماهنگی برنامه­های ریاست دانشگاه (دیدار، بازدید، جلسات، تماس و...)

4-      انجام امور دبیرخانه مرکزی دانشگاه ، دریافت و توزیع مکاتبات

 

کارشناس روابط عمومی وامور رسانه:

 

تبلیغات و اطلاع­یابی بمنظور معرفی دانشگاه جهت جذب دانشجو شامل:

1-      تهیه تیزر تبلیغاتی جهت پخش در شبکه­های سراسری، استانی و ماهواره­ای بمنظور جذب دانشجو

2-      تهیه بروشور و کاتالوگ عملکرد فعالیت­های دانشگاه و توزیع

3-      تهیه تبلیغات و مصاحبه­های مسئولین و روسای دانشکده­ها در سایت­ها، خبرگزاری­ها، روزنامه­های کثیرالانتشار، شبکه استانی و ملی

4-      تهیه کلیپ­های تبلیغاتی و ارسال پیامک به جامعه هدف بمنظور تبلیغ جذب دانشجو

تهیه بولتن خبری داخلی و توزیع درجامعه هدف (سازمان­ها، نهادها و شخصیت­ها) شامل:

1-       تهیه خبرنامه الکترونیک و توزیع سراسری ازطریق اتوماسیون اداری، ایمیل، سایت­های خبری و ....

2-      تهیه نشریه خبری فعالیت­های دانشگاه و توزیع در جامعه هدف (داخلی دانشگاه، سازمان­ها و نهادها و ....)

تهیه گزارش­های عملکرد شش ماهه و سالیانه شامل:

1-       پیگیری و دریافت گزارش­های عملکردماهیانه از واحدهای ستاد و صف، بر اساس قالب از پیش تعیین شده با هماهنگی مدیرطرح و برنامه بمنظور تحلیل گزارش­های عملکرد و ارائه به آن

2-      تهیه دفترچه گزارش عملکرد شش­ماهه دانشگاه و ارائه به مسئولین مرتبط

3-      تهیه کتابچه کامل فعالیت­های سالیانه دانشگاه به همراه سی دی مالتی­مدیا جهت ارائه به مسئولین مرتبط و نهادها و سازمان­ها

4-      مستندسازی و ایجاد آرشیوالکترونیک، ساماندهی امور سمعی و بصری( عکس و فیلم و گزارش­ها)

اخبار، اطلاع­یابی و اطلاع رسانی فعالیت­ها درخبرگزاری شامل:

1-       اخبار روزانه فعالیت­های دانشگاه و انعکاس در خبرگزاری دانشگاه و خبرگزاری­های معتبر مرتبط با فعالیت­های دانشگاه

2-      تهیه، تنظیم و هماهنگی مصاحبه­های مسئولین دانشگاه با خبرگزاری­ها و سایت­های معتبر

3-      پیگیری جهت تبدیل خبرگزاری دانشگاه به امتیاز خبرگزاری قرآنی دانشگاهی و برنامه­ریزی­های مربوطه

4-      ارسال پیامک­های مناسبتی و هدفمند به جامعه هدف مورد انتظار دانشگاه

5-      تهیه گزارش­های تصویری، مستند و فیلم­های تبلیغاتی فعالیت­های کلان و موثر دانشگاه جهت ارائه به مسئولین ذیربط

6-      ایجاد تسهیلات لازم جهت هدایت ارباب رجوع و تسهیل دسترسی به مسئولین سازمان

7-      پیگیری و انجام اقدامات لازم بمنظور ترجمه پورتال دانشگاه به زبان­های مختلف اولویت­­دار

8-      تهیه بانک ارتباطی همکاران دانشگاه(شماره تماس، رایانامه و...)، دانشجویان، اعضای هیأت علمی، شخصیت­ها، سازمان ها و .... جهت بهره­برداری موثر از آن

9-      ایجاد و مدیریت صندوق ارتباط با ریاست دانشگاه(دریافت پیام­ها و ارائه، دریافت پاسخ­ها و توزیع، پیشنهادها و انتقادها)

10-     بررسی و پیگیری مستمر صندوق ارسال پیامک ریاست دانشگاه و پاسخگویی پیام­های رسیده تا حصول نتیجه

11-     بررسی خبرگزاری­ها و رسانه­های ارتباط جمعی بمنظورسنجش افکار درخصوص عملکرد دانشگاه و پاسخگویی ابهام ها و صدور بیانیه

12-    همکاری با رسانه­های جمعی بمنظور انعکاس فعالیت­ها و گزارش­های عملکرد دانشگاه(نشست خبری و... برای مسئولین دانشگاه)

13-    مدیریت مراسم­ها و مناسبت­ها با همکاری سایر معاونت­ها

14-    تهیه و تدوین شیوه های فرهنگ سازی رقابت سالم در سازمان با هماهنگی مدیریت طرح و برنامه و واحد فرهنگی دانشگاه

 

کارشناس ارتباطات و امور بین الملل:

 

ایجاد ارتباطات سازمانی شامل:

1-      برقراری ارتباط مستمر با دفاترهمکاری­های علمی و بین­المللی وزارت علوم و نهادها و مراکز همسو با دانشگاه و بهره­گیری از آن  بمنظورتقویت همکاری­های علمی اعضای هیئت علمی، اساتید، پژوهشگران، نخبگان، استعدادهای درخشان و دانشجویان دانشگاه با همکاری معاونت­های مربوطه دانشگاه

2-      شناسایی مطالعه وفعال­سازی ظرفیت­های نهادها،سازمان­ها،شخصیت­ها،خیرین و. درسطح ملی متناسب با اهداف مادی ومعنوی

3-      تهیه تقویم ارتباطات سالیانه سازمان در سطح ملی

4-      فراهم نمودن مقدمات انعقاد تفاهم­نامه‌های داخلی و خارجی با همکاری معاونت­ها و سایر بخش­های مرتبط دانشگاه

5-      برقراری ارتباط موثر با سازمان ها و نهادها بمنظور جلب طرح های علمی و اجرایی با هماهنگی و مشارکت معاونت های ذیربط

 

همایش­ها و نمایشگاه­ها شامل:

1-      رصدو بررسی همایش­های ملی و بین­المللی و هماهنگی بامعاونت پژوهش وسایرمعاونت­ها بمنظورتشویق، حمایت و پیگیری حضورموثر اعضای هیئت علمی، اساتید، پژوهشگران، نخبگان، استعدادهای درخشان و دانشجویان دانشگاه در ارائه مقالات، امور تبلیغی-ترویجی و حضور موثر درهمایش­ها

2-      انجام تمامی مراحل واموراجرایی جهت حضوردرنمایشگاه­های ملی وبین­المللی نظیرقرآن کریم،رسانه­ای دیجیتال،بین­المللی کتاب .و ...

3-      رایزنی بمنظور مشارکت دانشگاه در همایش­های ملی و بین المللی و مدیریت اجرایی آن

 

فعالیت­های ملی و بین­المللی شامل:

1-      پيشنهاد سياست­هاي كلان و برنامه­هاي بلند مدت و ميان مدت همكاريهاي بين­الملل به دانشگاه

2-      سياست­گذاري اجرايي، برنامه‌ريزي، پیگیری، تصویب وانجام آیین­نامه­ها و مقررات موردنیاز امور بين­الملل در چارچوب سیاست­های کلان

3-      برنامه­ریزی در جهت ابلاغ و نشر مؤثر علوم و معارف قرآن و مکتب اهل بیت علیهم السلام  در تمام جهان و مقابله با شبهات و اندیشه­های الحادی و انحرافی در سطح بین­الملل، با استفاده از ظرفیت نهادها، سازمان­ها، مراکز و موسسات ذیربط با تکیه بر سیاست­های کلی ابلاغی

4-      نيازسنجي كشورها، شناسايي فرصت­ها و عرصه­های همكاري علمي، فرهنگي درعرصه بين­الملل در راستاي اهداف دانشگاه با تأكيد بر ظرفيت­هاي قانوني آن كشورها و ايجاد بانك اطلاعاتي در اين خصوص

5-      برنامه‌ريزي به منظور تسهيل، گسترش و تقویت همكاري­هاي علمي، فرهنگي دانشگاه با نهادها، سازمان­ها و مراكز اسلامي ساير كشورها، سازمان­هاي بين­المللي و منطقه­اي و نخبگان به منظور ترويج مكتب اهل بيت علیهم السلام

6-      برنامه‌ريزي و مديريت برنامه­هاي ميهمانان خارجي با هماهنگي سايرمعاونت­ها ومراجع ذي­ربط و انجام امور مربوط به ميهمانان خارجي

7-      حمايت هدفمند ازمراكز و مؤسسات علمي و فرهنگي داخلي فعال دركشورهاي خارجي درچارچوب وظايف دانشگاه

8-      زمينه­سازي و فراهم نمودن مقدمات مربوط به انعقاد قراردادها، تفاهم­نامه­ها و موافقت­نامه­هاي بين­المللي ساير معاونت­ها

9-      برنامه‌ريزي به منظورتقويت رويكردبين‌المللي درنظام آموزشي، پژوهشي و فرهنگی دانشگاه

10-   شناسايي دانشجویان و نخبگان توانمند حضور درعرصه بين‌الملل

11-   تهيه، تدوين و بررسي قوانين،مقررات،آيين‌نامه­هاودستورالعمل­هاي همكاري­هاي بين­الملل مؤسسه وارائه پيشنهادات اصلاحي و تكميلي

12-   تهيه و تنظيم برنامه و بودجه سالانه حوزه امور بین الملل و گزارش عملكرد به صورت دوره­اي و موردي و ارائه به ریاست

 

کارشناس دبیرخانه:

 

1.         ثبت  كليه نامه هاي وارده به دبيرخانه مركزي؛

2.         دريافت، تفكيك و توزيع نامه های پستی وفاكس كليه مكاتبات؛

3.         ثبت احكام كارگزيني؛

4.         دريافت نامه ها از طریق سامانه شبكه دولت، سامانه ERP  و... و ثبت آنها در اتوماسیون اداری دانشگاه.

5.         ارسال بعضی از نامه ها (مربوط به وزارت علوم، تحقیقات و فناوری، سازمان سنجش، سازمان امور دانشجویان، دانشگاه ها و موسسات آموزش عالی سراسر کشور، دانشگاه پیام نور ) از طریق سامانه ERP

6.         نظارت بر اجراي دقيق نامه نگاری اتوماسيون اداري دردبيرخانه واحدهاي تابعه.

7.         بايگاني نامه ها و مستندسازی آنها با ملزومات خاص دردبيرخانه.

8.         ارسال نامه مربوط به هزينه پستي دبيرخانه سازمان مركزي؛

9.         ارتباط با دفتر پستي طرف قرارداد ونظارت بر حسن انجام امور پستي سازمان مرکزی ؛

10.      عقد قرارداد وپيگيري عقد قرارداد با دفاتر خدمات ارتباطي مطرح به منظور پیشبرد برنامه ها و نظارت بر حسن انجام امور پستی دفتر طرف قرارداد؛

11.      تعيين واعلام كد مكاتباتي نامه هاي صادره جهت واحدهاي تابعه؛

12.      حفظ و نگهداری نامه ها، اوراق، اسناد ومدارک و پرونده های محرمانه مطابق مقررات و اصول و تهیه فهرست مربوط بر اساس روش تعیین شده؛

13.      صورت برداری، طبقه بندی، کد گذاری پرونده ها طبق دستورالعملهای مربوط و احتیاجات سازمان متبوع؛

14.      نصب اطلاعيه ها درتابلو اعلانات اتوماسيون؛

15.      الصاق فایل پيوست و عودت نامه هاي داراي نقص به تهیه کننده گان نامه در سازمان مرکزی، دانشکده ها  ودستگاه فرستنده نامه درخارج از دانشگاه.

16.      پيگيري تلفني و پاسخگويي در قبال نامه ها، مشکلات اتوماسیون و سایر موارد مرتبط به كليه معاونتها، ارباب رجوع و...

17.      انجام سایر امور محوله و ارجاعی از سوی مقام مافوق وارائه گزارش عملکرد از فعالیت های حوزه کاری به ایشان.