معاونت توسعه مدیریت و منابع / شرح وظایف و روش های کار

 

معاون

1.       اداره و نظارت برحسن اجراي کليه اموراداري، مالي، رفاهی و عمراني مؤسسه، مطابق با مصوبات، مقررات و آیين نامه هاي مربوط؛

2.       نظارت برمصرف اعتبارات تخصيصي به واحدهاي مختلف با همکاری مدیریت طرح و برنامه دانشگاه مبتنی بربودجه تفصيلي مصوب و سایرقوانين و مقررات مالي مورد عمل مؤسسه؛

3.       تشکیل اطلاعات جامع مورد نیاز طرح های عمرانی،طراحی و تدوین شیوه های مناسب نظارت براجرا و پیشرفت طرح های عمرانی و ارائه گزارش های موردنیاز؛

4.       نظارت برامورتعمیر و نگهداری ساختمان های دانشگاه؛

5.       نظارت برمنابع تامین بودجه و مصارف آن، برقراری شیوه نظارتی برحسن اجرای مصارف بودجه با مشارکت مدیریت طرح و برنامه؛

6.       حضور در شوراهای دانشگاه، پیگیری و نظارت بر اجرای مصوبات مربوط به معاونت؛

7.       تهیه، تدوین و نمایه سازی گزارش های مالی و اداری کلان دانشگاه جهت تطابق با اهداف دانشگاه؛

8.       مشارکت در طرح های بهینه­سازی روش ها، طراحی و بهینه سازی ساختار و شروح وظایف و چارت سازمانی فعالیت ها با همکاری مدیریت طرح و برنامه؛

9.       نظارت بر امور کلان فناوری اطلاعات، سامانه های راهبردی و زیرساخت فنی شبکه گسترده دانشگاه؛

10.    برنامه­ریزی برای تامین فضاهای کالبدی دانشگاه به منظور توسعه و گسترش فضاهای آموزشی مورد نیاز و اقدام در موردتامین اعتبار عمرانی مورد نیاز؛

11.    ارتباط با ادارات کل اوقاف و امور خیریه استانها برای سنددار نمودن کلیه دانشکده ها؛

12.    ارتباط با معاونت بهره برداری اقتصادی (اداره کل فنی منهدسی) سازمان اوقاف؛

13.    ارتباط با موسسه موقوفات در سازمان اوقاف وامور خیریه برای حل وفصل سند مالکیت عرصه و ... دانشکده ها؛

14.    انجام سایر امور محوله و ارجاعی از سوی مقام مافوق وارائه گزارش عملکرد از فعالیت های حوزه کاری به ایشان.

 

 

 

 1-1- مسئول دفتر و کارشناس اداری

1.       پیگیری کلیه مکاتبات(تهیه پیش­نویس نامه، پاسخ به نامه ها، ارجاعات و ....) تا حصول نتیجه؛

2.       پاسخگویی به تلفن­ها، هماهنگی جلسات، تنظیم صورتجلسات؛

3.       پیگیری های مربوط به ورود و خروج پرسنل و سازماندهی امور مربوطه به آن؛

4.       پیگیری های مربوط به محاسبات اضافه کار، صدور احکام ماموریت، مرخصی و سازماندهی روند آن؛

5.       نظارت برحسن اجرای مقررات آیین نامه های استخدامی غیرهیات علمی و هیأت علمی؛

6.       بررسی طرح های آموزش ضمن خدمت وتمهیدراهکارهای اجرایی آن وصدورگواهی نامه های معتبرجهت درج درپرونده؛

7.       جمع آوری نتایج ارزیابی ها وبررسی نظرات درخصوص ارتقاء وتبدیل وضعیت(ارتقاء استحقاقی، کسرمزایا یاپیشنهاد تغییرپست)درچارچوب آیین نامه؛

8.       بررسی وصدورمجوز ارتقاء رتبه، تبدیل وضعیت قراردادها درچارچوب آیین نامه های استخدامی؛

9.       بررسی اسناد و مدارک مرتبط با موضوع جابه جایی، تنبیه و تعدیل منابع انسانی؛

10.    دریافت جمع بندی ارزیابی عملکردپرسنل دانشگاه و تصویب و درج درپرونده؛

11.    بررسی تغییرات ساختاری، شرح شغل ها و تشکیلات تفصیلی براساس پیشنهادات و تحقیقات مدیریت طرح و برنامه؛

12.    انجام سایر امور محوله و ارجاعی از سوی مقام مافوق وارائه گزارش عملکرد از فعالیت های حوزه کاری به ایشان.

v  مسئول دفتر در امور دفتری،  مسئول پیگیری امور معاون و در امور کارشناسی، پیگیری امور مربوط به حوزه مسئول مافوق را به ­عهده دارد و موظف است به تناسب نوع کار، به هریک از مسئولین گزارش لازم را ارائه دهد.

 

 

 

 

1-2-کارشناس بودجه

1.       همکاری و مشارکت در تهیه و تدوین برنامه های راهبردی و عملیاتی دانشگاه؛

2.       جمع‌آوري، تدوين ‌و نگهداري‌ اطلاعات، مدارك، آمار و مصوبات‌ ومستندات ‌مربوط‌ به‌ حوزه برنامه ريزي؛

3.       همکاری و مشارکت در دریافت و بررسی برنامه ها و بودجه های پیشنهادی واحدها و انجام بررسي كارشناسي در خصوص موارد پيشنهادي؛

4.       جمع آوری، تنظیم و آماده سازی گزارشات برنامه و بودجه جهت انعکاس به مقامات مافوق؛

5.       تهيه و ارائه گزارشات عملكردي از ميزان جذب، تخصيص و هزينه كرد برنامه هاي بودجه­اي واحدها، سازمانها و مراكز تابعه جهت ارائه به مقامات و مسئولين مربوطه؛

6.       بررسي اعتبارات درخواستي واحدها و تلفيق و هماهنگ ساختن بودجه هاي پيشنهادي واحدها؛

7.       همکاری و مشارکت در تهيه و تنظيم بودجه سالانه بر اساس نيازها و محورهاي فعاليت؛

8.       ارائه پيشنهاد درخصوص اصلاح سازوكارهاي بودجه ريزي؛

9.       تهيه و تدوين گزارش و تنگناهاي بودجه­ريزي؛

10.    تهيه گزارش نتايج عملكرد بودجه اي و تعيين انحرافات بودجه اي (دوره‌اي‌ و موردي)؛

11.    تهيه و تدوين گزارش تحليلي از وضعيت شاخصهاي بودجه اي و برنامه اي؛

12.    مطالعه و بررسي و اظهار نظر در مورد قوانين و آئين نامه ها و تبصره هاي قانون بودجه و مصوبه هاي مربوطه؛

13.    همكاري با سازمانها، مراكز، موسسات و واحد هاي تابعه در امور و موضوعات بودجه­ریزی؛

14.    تهیه و تنظیم گزارش برنامه بودجه سالانه و ارائه آن به مسئولین مافوق(دوره ای، موضوعی، سازمانی و ...) ؛

15.    انجام سایر امور محوله و ارجاعی از سوی مقام مافوق وارائه گزارش عملکرد از فعالیت های حوزه کاری به ایشان.

 

 

 

2) مدیریت امور اداری  

2-1- مدیر و کارشناس امور اداری

1.       اعمال و اجرای قوانين، آئين نامه های اداری استخدامی صادره از مراجع ذيصلاح؛

2.       تهيه و تدوين آئين­نامه­ها، بخشنامه­ها و دستورالعمل­های لازم اداری و ابلاغ آنها به ادارات مربوط؛

3.       هماهنگی در اجرای امور مربوط به ادارات کارگزينی - دبيرخانه و اداره حفاظت فيزيکی؛

4.       رسيدگی و کنترل اطلاعات و مدارک پرسنلی و اداری واصله از ساير ادارات؛

5.       ارائه پيشنهادهای لازم در زمينه مقررات استخدامی و طبقه بندی مشاغل و اظهار نظر در مورد آنها؛

6.       نظارت برسیاست­ها وخط مشی­های اداری، استخدامی وامورمدیریت منابع انسانی واداری، رفاهی واستخدامی درقالب سیاستهای کلی؛

7.       نظارت برحسن اجرای قوانین و مقررات و دستورالعمل­های مربوط به برقراری حقوق، مزایا و فوق ­العاده­های مربوطه تمامی واحده؛

8.       تامين نيروی انسانی مورد نياز واحد و نظارت بر صدور احکام، گزینش، قراردادها(هیات علمی و غیرهیات علمی، کارمشخص، رسمی، قراردادی، پروژه ای و....)؛

9.       انجام اجرای امور مختلف رفاهی کارکنان دانشگاه(اردوها، تسهیلات ورزشی، کارتهای اعتباری و...) و تهيه و تنظيم طرح های مربوطه؛

10.    برآورد ميزان ملزومات و ابزار لازم کار اداری و نظارت بر توزيع آنها؛

11.    نظارت بر اجرای مربوط به ارتقاء شغلی کارکنان، پرداخت فوق العاده­ها، اضافه کاری و کسرکار و غيره؛

12.    نظارت برحسن انجام وظيفه کارشناسان قسمت مديريت امور اداری؛

13.    شركت در کلیه جلسات مرتبط با حوزه کاری (شورای داخلی ، شورای منابع انسانی و....)؛

14.    نظارت بر امور مرتبط با مرخصی­ها، مأموریت ها، محاسبه و پرداخت حقوق پرسنل؛

15.    نظارت بر امور اداری قراردادها بیمه(تکمیلی، اتومبیل، حوادث، وام بانکی و ...)، بازنشستگی و پیگیری لازم؛

16.    انجام سایر امور محوله و ارجاعی از سوی مقام مافوق وارائه گزارش عملکرد از فعالیت های حوزه کاری به ایشان.


 

2-1-1-کارشناس کارگزینی، رفاه، بیمه و بازنشستگی

1.       نظارت، پیگیری و بررسی های لازم در خصوص اعمال افزایش حقوق سالیانه؛

2.       همکاری­های لازم در خصوص ارزشیابی کارکنان؛

3.       پیگیری­های لازم در خصوص انجام امور مربوط به گزینش(بررسی پرونده ها، تطابق ها، مغایرت ها، تناسبات و ...)؛

4.       پیگیری­های لازم در خصوص انجام پرداخت­ها موردی (هدیه ازدواج ، فوت و ...)، مستمر ( عائله­مندی، مدرک تحصیلی و...)؛

5.       تنظیم و صدور احکام و قراردادها( کار مشخص، همکاری، مشاوره، پروژه، ساعتی و ....)؛

6.       بررسی، ثبت و پیگیری امور مربوط به مأموریت­ها(ساعتی و روزانه)، مرخصی­ها(ساعتی و روزانه)، اضافه­کار، کسری کار، و....؛

7.       پیگیری های لازم در خصوص انجام امور مربوط به بیمه تکمیلی، اتومبیل و حوادث و وام بانکی (مسکن و...)، کاهش یا افزایش افراد مشمول بیمه تکمیلی، بازنشستگی، بازخرید و ... افراد واجد شرایط؛

8.       پیگیری و اجرای امور رفاهی اعم ازبرگزاری اردو، اسکان، استفاده از سالنهای ورزشی، ارائه تسهیلات (اردوهای زیارتی، کارت های اعتباری و ...) برای دانشگاه و دانشکده­ها؛

9.       پیگیری لازم در راستای انجام امور مربوط به دانشکده ها؛

10.    بهره­گیری از ظرفیت نرم افزارهای مورد نیاز حوزه کاری، تشکیل پرونده پرسنلی، پردازش اطلاعات نرم­افزاری، سامانه های دانشگاه و...؛

11.    استعلام ضرائب جذب و بدی آب و هوا؛

12.    آمار و اطلاعات اعضای هیات علمی؛

13.    ارائه خدمات و تجهیزات سخت­افزاری رایانه، قطعات و دیگر ملزومات اداری در حوزه­های مختلف؛

14.    انجام سایر امور محوله و ارجاعی از سوی مقام مافوق وارائه گزارش عملکرد از فعالیت های حوزه کاری به ایشان.

 

 

 

2-1-2-کارپردازی و بایگانی اداری

1.       خرید کالاها و تجهیزات (سرمایه ای و مصرفی) و ارائه خدمات لازم در این حوزه؛

2.       نظارت،کنترل،نگهداری و تعمیر فضاهای فیزیکی از جمله اطفاء حریق،تهویه ها، آسانسور و ....؛

3.       نگهداری، تعمیر و بازسازی کالاها و وسایل مصرفی،ماشینی و سرمایه ای؛

4.       دریافت و پرداخت هزینه های عمومی(قبوض، سوخت خودرو و...) و امور تنخواه گردان؛

5.       نظارت بر امور بایگانی؛

6.       دریافت اوراق (نامه، قرارداد، حکم و ...)؛

7.       تحویل و تحول پرونده به افراد ذیصلاح؛

8.       تشکیل پرونده­های مورد نیاز در حوزه کاری متناسب با برنامه ها؛

9.       بایگانی کلیه مدارک و اسناد مرتبط با حوزه اداری؛

10.    انجام سایر امور محوله و ارجاعی از سوی مقام مافوق وارائه گزارش عملکرد از فعالیت های حوزه کاری به ایشان.

2-1-3-انباردار و خدمات

1.       نظافت اماکن عمومی و واحدها؛

2.       جابجائی لوازم اداری؛

3.       انجام امور مربوط به آبدارخانه؛

4.       تهیه مواد شوینده و لوازم بهداشتی؛

5.       انجام کلیه امور مربوط به انبارداری؛

6.       انجام سایر امور محوله و ارجاعی از سوی مقام مافوق وارائه گزارش لازم از فعالیت های حوزه کاری به ایشان.

 

2-1-4-خدمات و راننده

1.       نظافت اماکن عمومی و واحدها؛

2.       جابجائی لوازم اداری؛

3.       انجام امور مربوط به آبدارخانه؛

4.       تهیه مواد شوینده و لوازم بهداشتی؛

5.       نگهداری خودرو؛

6.       تعمیرات خودرو؛

7.       حوادث احتمالی؛

8.       تهیه سوخت؛

9.       سند هزینه سوخت؛

10.    اعزام به مأموریت؛

11.    انجام سایر امور محوله و ارجاعی از سوی مقام مافوق وارائه گزارش لازم از فعالیت­های حوزه کاری به ایشان.

3) مدیریت امور مالی

3-1- مدیر و کارشناس امور مالی

1.     اعمال و اجرای قوانين، آئين نامه های مالی و استخدامی صادره از مراجع ذيصلاح؛

2.     تهیه و تنظیم خط مشی ها، دستورالعملها، روشها و رویه­های مالی و تهیه و طراحی فرم­های مورد نیاز، بمنظور ایجاد هماهنگی در انجام امورمالی واحدهای مختلف؛

3.     برنامه­ریزی بمنظور حسابرسی ضمنی و پایان سال واحدهای مختلف بمنظور حسن انجام کار بر اساس صلاحدید مقام مافوق؛

4.     برنامه ریزی بمنظور انجام تجزیه و تحلیل های ترازنامه و سود وزیان و صورت منابع و مصارف واحدهای مختلف با بهره­گیری از نرم­افزارهای مرتبط با حوزه کاری؛

5.     نظارت برحسن انجام وظيفه کارشناسان قسمت مديريت امور مالی؛

6.     نظارت بر وضعیت نقدینگی و مشارکت در تصمیمگیری برای تامین منابع مالی مورد نیاز و چگونگی استفاده از منابع مالی موجود؛

7.     شركت در کلیه جلسات مرتبط با حوزه کاری (بودجه و همکاری لازم به منظور تهیه بودجه سالیانه دانشگاه و تايید آن، منابع انسانی و....)؛

8.     برنامهریزی و تصمیمگیری مقتضی در خصوص مغایرت عملکرد با بودجه ستاد و واحدهاي تابعه؛

9.     اعمال نظارت مالی بر ثبت، نگهداری و کنترل موجودي حساب، كالا و دارايیها؛

10. نظارت بر اسناد حسابداری، مالی، دریافت ها و پرداخت ها و پیگیری بر وصول اعتبارات و بودجه های مصوب طبق ردیف بودجه و توزیع منطبق بر سرفصل؛

11. نظارت بر امور مالی قراردادها بیمه(تکمیلی، اتومبیل، حوادث، وام بانکی و ...)، بازنشستگی و پیگیری لازم؛

12. رسیدگی، تدوین و نظارت بر اسناد مالی دانشگاه؛

13. نظارت بر حساب های دریافتی و پرداختی موردی (پاداش، هدیه ازدواج، فوت و...) و پرداختی مستمر(عائله مندی، مدرک تحصیلی و...) دانشگاه و دانشکده­ها؛

14. ساماندهی اسناد و احکام حسابداری و پیگیری های امور مربوطه به آن(صدور احکام، ثبت اسناد، نگهداری و...)؛

15. انجام سایر امور محوله و ارجاعی از سوی مقام مافوق وارائه گزارش عملکرد از فعالیت های حوزه کاری به ایشان.


 

3-1-1-کارشناس حسابداری کارکنان و ممیزی اسناد

1.     خزانه داری؛

2.     صدورکـلیه اسناد حسابداری شرکت اعم از تنخواه گردانها، اموال و دارائیهای ثابت خریداری شده وفروش­رفته، درآمدها وفروش، حقـوق ودستمزد، اسناد اصلاحی، و اعلام نواقص موجود درمستندات ارسالی، به واحدها یااشخاص ارجاع دهـنده؛

3.     تهیه و کنترل لـیستهای مربوط به حقـوق و دستمزد ماهانه، اظهارنامه مالیاتی و لیست بیمه وتهیه فـیش پرداخت حقـوق کارکنان، حقوق خارج از لیست و خرید خدمات ماهیانه و ...؛

4.     پیگیری های لازم در خصوص امور مربوط به تخصیص بودجه؛

5.   محاسبه وصدور اسناد پرداخت و کـنترل حسابهای مربوط به پرسنل از قبیل وام پرسنلی، مساعده، حق ماموریت، حقوق معـوقه، حق­الزحمه، تسویه حساب با کارکنان و... وتهیه سوابق جهت ارائه به بایگانی مالی و اداری؛

6.     انجام پرداخت­ها (بیمه تأمین اجتماعی، هزینه های تکلیفی، مالیات تکلیفی، وجوه به کارپرداز و ...) برای دانشگاه و دانشکده­ها؛

7.     دریافت و بررسی کلیه اسناد ارسالی از سایر سیستم ها به سیستم حسابداری؛

8.     تهیه صورت­های مغایرت(بانکی و ..) و رفع آنها؛

9.     پیگیری و انجام امور رابطی بین بانک، بیمه، دیوان محاسبات و دیگر نهادهای مرتبط با حوزه کاری؛

10. بررسی، پیگیری و انجام ممیزی اسناد؛

11. ثبت بموقع دفاتر قانونی (روزنامه­وکل) براساس اسناد قطعی­شده حسابداری یاخلاصه اسناد حسابداری تهیه­شده از سیستم کامپیوتری، مطابق آئین­نامه ثبت ونگهداری؛

12. انجام سایر امور محوله و ارجاعی از سوی مقام مافوق وارائه گزارش عملکرد از فعالیت های حوزه کاری به ایشان.

 

 

 

3-1-2-بایگانی مالی و اموال

1.     دریافت اوراق (نامه، قرارداد، حکم و ...) و نگهداری اسناد مالی( تنخواه گردان و سایر وجوه نقد و اوراق بهادار) و پیگیری و انجام کلیه امور مربوط به بایگانی مالی؛

2.     تحویل و تحول پرونده به افراد ذیصلاح؛

3.     تشکیل پرونده های مالی و اموال، دارایی ها و ... موردنیاز در حوزه کاری؛

4.     نگهداری وراهبـری سیستم های مکانیزه حقوق و دستمزد وثبت ماهانه اطلاعات لازم در آن و کاربری سایر سیستمهای نرم افزاری مـوجود؛

5.     نگهداری وکاربری سیستم نرم افزاری مالی شرکت وتهیه نسخه پشتیبانی بصورت هفتگی از اطلاعات موجود و نگهداری آنها در محل امن پس از اطمینان از صحت اطلاعات کپی برداری شده؛

6.     ثبت، بررسی، پیگیری های لازم در خصوص تحویل و انجام امور بایگانی اموال و ارائه راهکارهای مورد نیاز در حوزه کاری؛

7.     انجام سایر امور محوله و ارجاعی از سوی مقام مافوق وارائه گزارش عملکرد از فعالیت های حوزه کاری به ایشان.